Contratto di uffici arredati

Contratto di uffici arredati, spazi attrezzati e servizi al posto della locazione

Il contratto di utilizzo di spazi attrezzati e servizi può rappresentare un’alternativa valida al contratto di locazione, soprattutto quando si tratta di affittare stanze di un ufficio già arredato. Questa soluzione risulta particolarmente conveniente per le esigenze a breve termine degli inquilini.

Il contratto di uffici arredati e servizi

Tra i principali temi trattati nella contrattualistica, troviamo:

Utilizzo di uffici arredati, spazi attrezzati e servizi da parte di terzi
Quando è opportuno utilizzare un contratto di spazi attrezzati e uffici arredati?
Come redigere un contratto di uffici arredati e servizi?
Contratto di utilizzo di uffici arredati e spazi attrezzati e servizi: possibili rischi
Contratto di utilizzo di uffici arredati, spazi e servizi: aspetti fiscali
Registrazione del contratto di utilizzo di uffici arredati, spazi attrezzati e servizi
Vantaggi dei contratti di uffici arredati, spazi attrezzati e servizi

Utilizzo di uffici arredati, spazi attrezzati e servizi da parte di terzi

Il contratto di uffici arredati, spazi attrezzati e servizi rappresenta un’alternativa al contratto di locazione.

Consiste nel concedere l’utilizzo di uno spazio dotato di servizi comuni, come connessione Internet, pulizie e servizio di segreteria, in cambio di un corrispettivo.

Un esempio tipico di uffici arredati, spazi attrezzati e servizi è il contratto di co-working, che prevede la condivisione delle scrivanie.

Ciò che differenzia l’utilizzo di spazi attrezzati e servizi dalla locazione tradizionale è che non viene affittato uno spazio, ma viene concesso l’utilizzo di uno spazio già arredato e attrezzato, pronto all’uso.

Viene fornita anche l’attrezzatura da ufficio, come scrivanie, sedie e armadiature, insieme a servizi come connessione Internet, fotocopie, servizio di segreteria e un indirizzo fisico da utilizzare come sede.

Queste caratteristiche rendono il contratto di uffici arredati, spazi attrezzati e servizi uno strumento valido per i proprietari di spazi commerciali, consentendo loro di determinare liberamente la durata del contratto senza vincoli di sei anni, come previsto per la locazione commerciale.

Quando è opportuno utilizzare un contratto di utilizzo di spazi attrezzati?

Per utilizzare un contratto di utilizzo di spazi attrezzati, è importante che i servizi offerti abbiano un ruolo centrale e prevalente rispetto allo spazio stesso. Se viene offerto solo uno spazio arredato senza servizi aggiuntivi, si ricadrebbe nell’ambito di un contratto di locazione commerciale. Al contrario, se oltre allo spazio vengono offerti servizi come connessione Wi-Fi, sale riunioni, servizi di pulizia, reception, bar e aree relax, si utilizzerà un contratto di utilizzo di spazi e servizi.

Come redigere un contratto di uffici arredati, spazi attrezzati e servizi?

Un contratto di uffici arredati, spazi attrezzati e servizi deve contenere alcune clausole principali.

Ecco quali voci consigliate includere:

Dati anagrafici delle parti coinvolte, con specificazione delle informazioni aziendali;
Descrizione dettagliata dello spazio concesso, comprensiva di una planimetria se possibile;
Elenco dei servizi offerti, specificando se sono inclusi nel prezzo o hanno un costo aggiuntivo;
Durata del contratto, con indicazione se viene rinnovato automaticamente alla scadenza o meno. Non ci sono vincoli di durata o preavviso di risoluzione anticipata;
Corrispettivo pattuito per l’intero periodo del contratto;
Modalità di recesso da entrambe le parti;
Modalità di accesso allo spazio (nel caso di contratto di co-working), inclusa la consegna delle chiavi;
Obblighi del cliente, con enfasi sul rispetto delle regole e delle responsabilità nell’uso dello spazio e dei servizi;
Esclusione di responsabilità da parte del concedente (soprattutto nel caso di contratto di co-working) per furti o danni alle proprietà dei clienti;
Possibile richiesta di cauzione da parte del proprietario per coprire eventuali danni causati dal cliente;
Clausole sulla privacy, specificando che il trattamento dei dati personali è finalizzato all’esecuzione delle obbligazioni contrattuali, le modalità di trattamento e il divieto di trasferimento dei dati a terzi.

Inoltre, è consigliabile valutare l’inclusione di ulteriori clausole personalizzate che rispondano alle esigenze delle parti, come clausole per servizi aggiuntivi specifici, modalità di rinnovo del contratto, giurisdizione competente e penali eventuali.

Contratto di utilizzo di uffici arredati, spazi attrezzati e servizi: possibili rischi

La parte che assume maggiori rischi è il concedente o fornitore, poiché mettere a disposizione spazi e attrezzature di proprietà di terzi potrebbe comportare danni per negligenza o furti.

Ad esempio, nel caso di un contratto di co-working, è consigliabile l’uso di badge nominativi per controllare l’accesso e l’identificazione dei visitatori.

Altri accorgimenti potrebbero includere l’utilizzo di telecamere di sorveglianza e l’organizzazione di spazi chiusi anziché open-space per limitare l’accesso solo a coloro che effettivamente utilizzano lo spazio.

Se si stipulano contratti di utilizzo di uffici arredati, spazi attrezzati e servizi per interi immobili anziché per porzioni, è consigliabile gestirli come contratti di locazione, seguendo la forma e le clausole appropriate.

Contratto di utilizzo di spazi e servizi: aspetti fiscali

Quando si sceglie di utilizzare un contratto di utilizzo di spazi e servizi, è importante considerare gli aspetti fiscali, simili a quelli della locazione commerciale. L’utilizzo di spazi attrezzati in genere può comportare l’applicazione dell’imposta IVA al 22%.

Registrazione del contratto di uffici arredati, spazi attrezzati e servizi

L’obbligo di registrazione del contratto di utilizzo di spazi attrezzati sussiste solo se il contratto viene utilizzato in una controversia tra le parti.

In tal caso, il contratto deve essere registrato presso un ufficio territoriale dell’Agenzia delle Entrate, con l’applicazione di un’imposta di registro fissa.

L’obbligo di registrazione sorge anche se le parti decidono di redigere il contratto come scrittura privata autenticata o atto pubblico.

Vantaggi dei contratti di servizio

Riassumendo, i principali vantaggi legati alla stipula di contratti di servizio sono:

Possibilità di utilizzare uno spazio di lavoro già pronto all’uso, con servizi comuni aggiuntivi;
Libertà di offrire spazi senza essere vincolati alla durata di un contratto di locazione commerciale;
Ampia autonomia nella redazione del contratto;
Assenza dei costi di registrazione di un contratto di locazione (bolli e imposta di registro);
Possibilità di applicare l’imponibilità IVA anziché l’esenzione IVA prevista per le locazioni commerciali;
Possibilità di risolvere anticipatamente il contratto con un preavviso concordato;
Pagamento basato su una fattura relativa al servizio reso, fiscalmente deducibile.

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