Uffici temporanei

Uffici temporanei

Uffici temporanei arredati: vi sono diverse ragioni per cui un ufficio arredato temporaneo è una soluzione alternativa più snella e agile per le imprese moderne.
In una economia in evoluzione continua e in un mercato sempre più globalmente competitivo, il tempo, il denaro e il lavoro sono tre componenti essenziali nella gestione di un business. Gli uffici temporanei, che sono una alternativa flessibile, conveniente e comoda rispetto all’ufficio tradizionale, rappresentano un modo per ottimizzare questi tre fattori contemporaneamente.
L’ufficio temporaneo, che è sempre più percepito come valida alternativa rispetto all’affitto tradizionale, è ormai valutato favorevolmente da aziende di ogni dimensione e caratteristica. Il settore degli uffici arredati e uffici temporanei è diventato un segmento in rapida crescita all’interno del mercato degli spazi commerciali ad uso ufficio, con una crescita che sfiora il 73 per cento a livello globale.

Uffici temporanei

Uffici temporanei

Concetto di ufficio temporaneo

L’ufficio temporaneo è una soluzione rapida, che offre la flessibilità di cui le imprese hanno bisogno per adattarsi rapidamente alle mutevoli condizioni del mercato. Un ufficio temporaneo – noto anche come spazio flessibile, ufficio arredato, ufficio gestito, ufficio arredato con servizi di segretariato, ufficio residence, ufficio istantaneo, ufficio pronto, ufficio a tempo, ufficio arredato a tempo – è un ufficio attrezzato e arredato in un ambiente professionale, pronto per essere utilizzato immediatamente.
I centri uffici temporanei si occupano di mantenere l’ufficio pienamente operativo e di fornire una gamma di servizi business, tra cui reception e servizio di segreteria telefonica, servizi di segreteriato, sale conferenze e sale riunioni, accesso internet ad alta velocità, linee telefoniche e così via. Gli uffici temporanei si trovano spesso nei quartieri degli affari delle grandi città di tutto il mondo.
La differenza principale tra uffici temporanei ed uffici tradizionali è il modo in cui vengono utilizzati. Un contratto di locazione per un ufficio residence è, di solito ma non sempre, a breve termine e può essere molto più breve di un mese (giorni, settimane). Le locazioni commerciale normali sono sempre a lungo termine, di solito hanno ad oggetto spazi per ufficio convenzionali, durano in Italia per 6+6 anni, e spesso necessitano di capitale iniziale per impianti, adattamenti, personalizzazione dello spazio, acquisto di arredi e attrezzature, decori e così via.

Uffici temporanei alternativa snella

Tra i principali motivi per cui un ufficio temporaneo è una soluzione più agile di un ufficio tradizionale, troviamo:

1. Riduzione dei costi
La caratteristica fondamentale del ufficio temporaneo arredato è che fornisce un significativo risparmio di costi.

Facendo un calcolo che include i costi di impianto e set-up iniziale, nonchè i costi nascosti inerenti i contratti di locazione convenzionali, il risparmio può giungere fino al 75 per cento dei costi mensili.
Inoltre, i servizi tecnologici, informatici, stampanti multifunzione, centralini, linee telefoniche, connessioni internet aree per break, sale riunioni e sistema di videoconferenza sono in genere immediatamente disponibili per i clienti dei centri uffici, senza necessità di ulteriori investimenti, con conseguente notevole risparmio e riduzione dei costi iniziali.

2. Flessibilità
Un’altra caratteristica importante del ufficio temporanei arredati è la massima flessibilità rispetto ai contratti di locazione tradizionali. Gli uffici temporanei arredati possono essere disponibili per ogni utilizzo, con contratti aventi durate da un giorno, a un mese, ad anni; di solito sono contratti rinnovabili automaticamente.
Tali contratti a breve termine sono utili in particolare per start-up che di solito hanno un flusso di cassa instabile, o anche per grandi imprese che vogliono espandersi e “testare il terreno” in nuovi mercati. Lo spazio degli uffici e il loro layout può essere in genere personalizzato, e la dimensione dell’ufficio è facilmente scalabile, consentendo alle aziende di ingrandirsi, o ridimensionarsi, per soddisfare le esigenze del proprio business.

3. Efficienza
In un centro uffici arredati, lo spazio utilizzato di rado, come ad esempio le sale riunioni, le sale conferenze sono disponibili su base “pay-per-use”. Rispetto a un ufficio tradizionale, in cui tanto spazio inutilizzato comunque viene pagato dal cliente, è di gran lunga più efficiente noleggiare quando serve la sala riunioni o uffici arredati aggiuntivi solo per poche ore alla settimana. Inoltre il team professionalmente preparato del centro uffici opera per fornire tutti i servizi amministrativi, di lavoro d’ufficio, di accoglienza, di assistenza IT, di segreteria, di pulizia e sicurezza. Non solo le aziende ottengono risparmi significativi nelle spese generali, ma conseguono un prezioso risparmio di tempo anche nella gestione di questioni legate alla assunzione del personale.

4. Riduzione del rischio
Utilizzando uffici temporanei arredati, le imprese non sono obbligate a acquistare e mantenere la notevole quantità di immobilizzazioni associate alla gestione di un ufficio: ciò permette di modificare le dimensioni del loro ufficio rapidamente in base al tasso di crescita del business. Con l’infrastruttura IT, sistema di telecomunicazioni, apparecchiature per ufficio e funzioni amministrative, giornalmente gestiti a livello centralizzato da parte del business center, tutti i rischi operativi correlati sono notevolmente ridotti. Tale agilità può fare la differenza tra successo e fallimento.

5. I servizi di sostegno alle imprese professionali
In un centro uffici temporanei arredati, oltre ad attrezzature fisiche, sono spesso offerti una miriade di servizi professionali organizzati anche a richiesta del cliente. Servizi che possono includere la costituzione di società, contabilità e consulenza fiscale, consulenza legale, servizi di segreteriato, consulenza HR, traduzioni, organizzazione del viaggi e molto altro ancora. Le aziende possono beneficiare di un ambiente d’ufficio completamente assistito e possono così concentrarsi su ciò che conta: gestire il proprio business.

Tipi di imprese che optano per uffici residence

Ufficio temporanei arredati sono una valida opzione per imprese di ogni dimensione e natura. Le PMI, le aziende che si stanno espandendo in un nuovo mercato, le organizzazioni che lavorano sulla base di un progetto di grandi dimensioni, ma a breve termine e le aziende multinazionali, che già dispongono di un proprio ufficio tradizionale ma hanno necessità di unità separate dall’ufficio principale, tendono ad utilizzare le soluzioni ufficio temporanei arredati che forniscono loro il 100 per cento di agilità e flessibilità.

Conclusioni
Nel complesso, la crescita del mercato degli uffici temporanei arredati in tutto il mondo durante l’ultimo decennio è stata fondamentalmente guidata dalla crescente esigenza delle imprese di avere sempre maggiore flessibilità e velocità per rispondere al mercato che cambia rapidamente.
Le aziende sempre più frequentemente cambiano luoghi e modi con cui gestiscono le loro operazioni, creando non solo un bisogno di manodopera flessibile, ma anche flessibilità nelle infrastrutture. Come una più snella alternativa all’ufficio tradizionale, ufficio temporaneo arredato continuerà ad essere una crescente alternativa per affittare un ufficio per aziende di ogni dimensione e di diversi settori.

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